Det er alt for dyrt at spare på samarbejdet

*

Det er alt for dyrt at spare på samarbejdet *

Da LivingLean blev sparet væk i det tre år lange renoveringsprojekt af 116 lejeboliger i Skovgårdsparken i Birkerød, blev det synligt, hvad en neutral part havde holdt sammen på.
Finn Weidekamp fra Boligkontoret Danmark fortæller her, hvordan Peter Rishøj viste sig ikke at være en blød tillægsydelse, men en del af
projektets infrastruktur

En neutral tredjepart

Finn Weidekamp har arbejdet med byggeri på alle etager og i utallige roller. I dag sidder han på bygherresiden som driftsforretningsfører i Boligkontoret Danmark og repræsenterer Boligselskabet Birkebo. En karriere med sejre, kriser og tørre tæsk har lært ham, at det sjældent er tekniske problemer alene, der bremser et byggeprojekt.

"Relationer betyder alt," slår han fast fra kontoret i Skovgårdsparken.

Følelser lever nemlig i bedste velgående på byggepladsen, selvom overarmene er tatoverede, næverne barkede og der bandes på både polsk og portugisisk. For behovet for en respektfuld salontone er den samme uanset nationalitet. Ligesom frustrationerne bider lige hårdt, når et byggeprojekt kommer under pres og tålmodigheden slipper op. Så har alle parter egne interesser at varetage og egne kontrakter at beskytte. Midt i det hele står bygherren.

"Alle går rundt med noget," siger Finn.

For når tidsplanen strammer til og kommunikationen knirker, bliver faglige uenighed lynhurtigt personlig. Spørgsmål bliver til positioner, positioner til konflikter, og bygherren risikerer at ende som lynafleder for alles frustrationer.

Det var præcis den rolle, Finn ønskede at undgå. Derfor skulle Peter Rishøj fra LivingLean med, da Skovgårdsparken gik i gang. "Jeg turde ikke andet," griner den erfarne byggechef.

En neutral tredjepart


Finn Weidekamp kendte Peter Rishøj fra en tidligere byggesag, Byager Vænge i Birkerød.

Dér var projektet på et tidspunkt nået til et punkt, hvor rådgivere og entreprenører knap kunne sidde i samme rum. Dagene gik og det blev fyraften, men samarbejdet var dødt, og parterne sendte tekniske forespørgsler frem og tilbage som våben i konflikten.

Peter Rishøj fra LivingLean kom ind som neutral tredjepart for at afdække, hvad der foregik mellem parterne.

Hvad mente du egentlig ? Kunne det forstås på en anden måde? Hvad handler det egentlig om ?

At gå nysgerrrigt til værks var en af de erfaringer, Finn tog med sig videre.

“- og bygherren risikerer at ende som lynafleder for alles frustrationer.”

Finn Weidekamp kender til branchen fra alle niveauer og sider af skrivebordet.

Skovgårdsparken er anden gang, Peter Rishøj og Finn Weidekamp samarbejder om “samarbejdet”.

Forsinkelser går ikke ud over Yanick’s humør - men han vil helst være fri

Byager Vænge: Renovering af 124 almene boliger i Birkerød

Arbejde: Klimaskærm, isolering, tage, og
indeklima med genhusning

Periode: Påbegyndt 2017 · afsluttet 2022

Bygherre: Boligselskabet Birkebo, afd. 7,
administreret af Boligkontoret Danmark

Totalrådgiver: Creo Arkitekter A/S

Ingeniør: Henneby Nielsen

Hovedentreprenør: Ole Jepsen A/S

LivingLean: Demonstrationsprojekt i Lean i Renoveringsprojekter i samarbejde med Lean Construction-DK og AAU BUILD. LivingLean arbejdede med målinger, workshops, individuelle samtaler, fælles spilleregler og koordinering. Rapporten dokumenterede markant fremgang i samarbejde, kvalitet og effektivitet.

Trivselsopkald og fortrolighed

Renoveringsprojektet Skovgårdsparken blev skudt i gang i februar 2023. Opstartsworkshoppen forløb med forrygende energi og med Peter koblet på som lytter og samtalepartner. Han var fra dag ét sat fri af bygherre Finn til at være fluen på skurvæggen og til at gennemføre trivsels- og potentialemålinger, som en metode til fremdfrift.

For Finn udviklede en helt enkel praksis sig til at være en afgørende faktor i hverdagen: Peters løbende trivselsopkald.

"Hvordan går det?"

Den slags opkald løser hverken tidsplan eller beboerklager. Men samtalen gav byggechefen et fortroligt refleksionsrum:

"Det kan være en lidt ensom post, og konen og vennerne skal jo ikke lide under, at jeg indimellem bliver træt af at skulle høre på alle tingene. Jeg indrømmer blankt, at der er røget mange finker af mit fad gennem tiden" griner Finn.

"Men når jeg så taler med Peter, får jeg et øre, hvor jeg kan komme af med lidt af det hele. Uden at skulle argumentere eller forsvare mig. Når jeg så kommer hjem, opdager jeg, at det er faldet på plads på en eller anden måde."

For når frustrationer får lov at blive vendt i et neutralt rum, stivner de ikke til en position i projektet. Men skaber den distance, der er nødvendig for at bevare overblikket.

Hvad var min egen andel ?

Hvad burde jeg have lyttet mig til ? Hvad vil jeg gerne gøre anderledes ?

“Når frustrationer får lov at blive vendt i et neutralt rum, stivner de ikke til positioner i samarbejdet”

“Det var nærmest skørt. Alle var uvenner. På et tidspunkt måtte jeg introducere ' tidsplaner' og tavleundervisning – men det må jo aldrig blive min opgave”.

På papiret lignede det en besparelse

Men en dag udløb Boligkontoret Danmarks aftale med LivingLean. På det tidspunkt var projektøkonomien presset, og Peter blev sparet væk.

På papiret lignede det en besparelse.

“Men så kiggede man lige ud ad vinduet”, som Finn udtrykker det.

Og det var ikke fred og fremdrift, han så. Allerede ved byggestart var arbejdet med fundamenterne løbet ind i problemer, og undervejs skulle der pludselig skaffes ekstra køkkener og badeværelser til. Tidsplanen måtte forlænges ad flere omgange. Konfliktniveauet steg.

Mere og mere begyndte at lande hos bygherren, som stod med opgaver, der hørte til alle mulige andre steder i organisationen:

“Indimellem måtte jeg trække på smilebåndet. Det var nærmest skørt. Alle var uvenner. På et tidspunkt måtte jeg introducere ' tidsplaner' og tavleundervisning - og det syntes folk på pladsen var ret så godt. Sådan noget med rækkefølger – men det må jo aldrig blive min opgave”.

Situationen var uholdbar og viste med tydelighed, hvor skrøbelig daglig koordinering kan blive, når ledelsen i et eller flere led svigter. Og det sker.

"Hos os taler vi derudover 3-4 sprog på pladsen. Det går som regel rigtig godt og jeg kan se, at folkene hygger sig. Men jeg indrømmer, at den dag, jeg råbte: 'foreward' til en medarbejder i en større maskine, og det blev hørt som “go back” på portugisisk - dér gik jeg altså hjem”, griner bygherren - med tankerne på det nyplantede rhododendronbed, der måtte lade livet ved den lejliighed.

Finn Weidekamp kender sit temperament, når det kalder på køl. Til gengæld kan han også mærke, når nok er nok, og det bliver for dyrt med feberredninger.

Skovgårdsparken: Renovering af 116 almene boliger i syv blokke i Birkerød

  • Arbejde: Ny klimaskærm – tag, mur og vinduer – nye altaner, installationer, ventilation
    og ombygning til tilgængelighedsboliger. Udføres etapevis med genhusning.

  • Periode: Påbegyndt februar 2023 · forventet aflevering ultimo oktober 2026

  • Bygherre: Boligselskabet Birkebo, afd. 5, administreret af Boligkontoret Danmark

  • Bygherrerepræsentant: Finn Weidekamp, driftsforretningsfører, Boligkontoret Danmark

  • Totalrådgiver: Creo Arkitekter A/S

  • Ingeniør: Henneby Nielsen

  • Hovedentreprenør: Ole Jepsen A/S

  • LivingLean: Fælles opstart, trivsels- og potentialemålinger, facilitering af tværgående
    fællesmøder, støtte til håndværkerkoordinering samt individuel sparring.

Før parterne når op ad konflikttrappen

Rhododendronbeddet blev for Finn et konkret billede på, hvordan spildtid, misforståelser og ad. hoc koordinering lynhurtigt kan æde sig ind i projektet. Og så blev Peter Rishøj hentet tilbage på pladsen.

"Nu slipper vi ham ikke," siger Finn.

LivingLeans opgave er ikke at fjerne uenigheder eller få alle til at kunne lide hinanden. Faglige udfordringer hører til i komplekse byggerier. Opgaven er at forhindre, at parterne bevæger sig op ad konflikttrappen, for det er nemlig det nemmeste. Når presset stiger, begynder parterne at skrive sammen, finde fejl og at gå på arbejde uden gnist. Til sidst overtager advokaterne.

Peters tilgang er den modsatte:

“Snak sammen mens det stadig er muligt. Tag en kop kaffe, find ud af, hvad misforståelserne handler om, overvej om modparten måske har en dårlig dag - eller om der er et reelt problem, der kan løses.”

Et fælles sprog

Indsatsen for at skabe fælles sprog og fælles processer har kastet en helt konkret forbedring af sig i Skovgårdsparken. Uformelle relationer har nemlig stor betydning for afslutningen af de enkelte etaper. Hver gang skal kvaliteten nemlig være på plads, aftaler være afklaret og tidspunktet for endelig aflevering være sikkert nok til, at Boligkontoret Danmark kan planlægge beboernes tilbageflytning.

Det ansvar kan kun tages kollektivt, og derfor har Finn Weidekamp i på byggepladsen Birkerød haft en fast proces omkring etape-afleveringer, hvor bygherre, rådgiver og entreprenør på en given dato bekræfter, at de har samme billede af, hvad der mangler, hvem der gør hvad, og hvornår boligerne reelt kan afleveres.

“Vi skal huske, at for de genhusede beboere er en dato ikke bare et tal i en tidsplan”, siger Finn.

“Det er dagen, hvor de skal HJEM!”

“For de genhusede beboere er en dato ikke bare et tal i en tidsplan - det er dagen, hvor de skal HJEM!

“Vi tilbringer mere tid sammen end med vores koner, fortæller Casper og Amir, der indbyrdes snakker engelsk . Skovgårdsparken har været et godt projekt, måske det bedste. ”

Det, der sjældent står i projektplanen

For Finn Weidekamp har forløbet vist, at procesfacilitering og samarbejde ikke er en blød tillægsydelse, men en del af projektets infrastruktur.

Det handler om, at håndværkerne kan koordinere på tværs, når planen ændrer sig. At bygherre, rådgiver og entreprenør har et sted, hvor de kan skabe fælles overblik og indgå aftaler, der holder. At problemer bliver sagt højt, før de vokser. Og at bygherren ikke står alene som lynafleder.

Men det handler også om noget, der sjældent står i projektplanen: At et renoveringsprojekt, som mange mennesker har lagt flere års flid og faglighed i, gerne må ende som en god erindring. Som noget, man er stolt af, fordi man ved, at man gjorde sig umage – og havde det godt undervejs.

I Skovgårdsparken hænger samarbejdet direkte sammen med kvaliteten, fremdriften og de mennesker, der venter på at vende hjem. Det blev særligt tydeligt i den periode, hvor den neutrale part ikke var der.