Hvem har ansvaret, når alle har ansvaret?

Skrevet af Stina Trojlsgaard

Udgivet på Byrummonitor

Dårligt samarbejde koster hvert år svimlende summer for byggebranchen. Alligevel kløjes vi, i hvem der tager ansvaret for samarbejdet. Det virker umiddelbart så lige til, men vi ved tilsyneladende ikke meget om, hvordan vi skal håndtere samarbejdet eller placere det rent ansvarsmæssigt. Det bør vi gøre noget ved, hvis vi ikke fortsat skal spilde en masse tid og penge.  

På et foredrag om nye samarbejdsformer i byggebranchen blev et panel spurgt om, hvem har ansvaret for det gode samarbejde i byggeprocessen. Panelet svarede entydig; ’det har vi alle sammen’ – ensbetydende med, at ansvaret hviler på både bygherre, rådgivere og entreprenører. Men alle med ledelseserfaring ved, at når alle har ansvaret – så har ingen ansvaret. Ingen har reelt taktstokken, hvis tingene kører af sporet, når ansvaret er placeret på flere hænder. Så den holder ikke.

Dog er panelets svar hovedet på sømmet ift. byggebranchens samarbejdsudfordring. Ansvaret for samarbejdet glemmes alt for ofte bort i en super kompleks opstart af en byggeproces. Og ansvaret for samarbejdet ender uden en klar plan og uden en tydelig ansvarsfordeling.

“Men alle med ledelseserfaring ved, at når alle har ansvaret – så har ingen ansvaret.”

Samarbejdet skal foldes ud

Flere og flere både bygherrer, rådgivere og entreprenører er begyndt at tage alvoren omkring samarbejdet til sig, og gør en aktiv indsats for at sikre dette med workshops og løbende opfølgning. Alligevel er der fortsat rigtig mange byggeprojekter, hvor samarbejdet nedprioriteres og kører af sporet. Det koster i sidste ende projektet dyrt. For at undgå dette scenarie skal vi tage nye metoder i brug. Vi skal have større viden om samarbejdets mekanismer – og placere ansvaret for samarbejdet korrekt.

Samarbejde er en størrelse, som umiddelbart virker så simpel – næsten banal – men som faktisk er ganske kompleks. Særligt når det går galt. Derfor bør der i en byggeproces laves en plan for samarbejdets håndtering, som skal udarbejdes tidligt i opstarten og forebygge eventuelle konflikter mellem byggeriets parter. Det er vigtigt at alle parter er committet til denne plan.

En sådan aftale bør indeholde en tydelig:

• Ansvars- og rollefordeling omkring samarbejdet. Alle ved, hvem gør hvad. Grå-zoner afdækkes. Denne bliver løbende ajourført også igennem fase- og ansvarsskift.

• Spilleregler for samarbejdet. Nedskrevne aftaler om samarbejdet – underskrevet af byggesagens aktører. Alle skal være klar over hvad der forventes af hinanden, og hvilke værdier der skal gennemsyre kulturen på byggesagen.

• Forventningsafstemning omkring samarbejdet og enighed om, hvad der sker, hvis aftalerne ikke overholdes.

• Løbende opfølgning på samarbejdet, og aftaler om hvordan dette følge op; med samarbejdsmålinger, opsamlings møder mm.

En’ skal sidde for bordenden

På en byggesag skal der i samarbejdsøjemed sidde én for enden af bordet. Én som sikrer, at samarbejdet kører gnidningsfrit. I min optik ligger dette ansvar hos bygherren som overordnet skal sikre, at der er en god plan for samarbejdet – og at der aktivt gøres en indsat for at få sat samarbejdet på skinner og forebygge konflikter. Naturligvis kan mange af disse indsatser også ligge hos en konsulent, rådgiver eller hos entreprenøren. Essensen er, at det skal tydeliggøres, forventningsafstemmes og følges op af bygherren. 

"På en byggesag skal der i samarbejdsøjemed sidde én for enden af bordet. Én som sikrer, at samarbejdet kører gnidningsfrit.”

At styre en byggeproces igennem, hvor alle arbejder i takt og mod samme mål, er en vigtig disciplin. Det kræver god, kompetent og vedholdende ledelse. At sikre, at de involverede parter er dedikerede til byggesagen og bliver set, hørt, involveret og anerkendt for det gode arbejde, når de lykkes. At der bliver skabt en god trivsel, og at succeserne fremhæves. Det indebærer dog også en kontant indsats med at korrigere adfærd og holdninger, som ligger uden for den aftalt ramme. Endvidere betyder det sikring af, at alle har rette kurs. Dette gøres fx med målinger, som igennem byggeprocessen viser, om alle har fokus på samarbejde, kvalitet og effektivitet. Således kan der let sættes ind, hvis der viser sig et behov.

Alle har et ansvar

Tilbage til panelet som jeg omtalte tidligere, som sagde at alle har et ansvar for det gode samarbejde. For det har de jo faktisk ret i. Men det drejer sig om, at alle bør tage et medansvar for samarbejdet, så man kan opbygge den tillid, som er en forudsætning for et godt samarbejde. Så længe at der fortsat er én, som har det overordnede ansvar, og som kan svinge taktstokken.