Læs mere om Mette her →

Strategisk projektkommunikation

Komplekse bygge- og renoveringsprojekter har sjældent brug for mere information. De har brug for en kommunikationsstruktur.

Det afgørende er ikke om noget er besluttet eller planlagt. Men om de vigtige beskeder, der skal få det til at ske, kan bevæge sig rundt i en organisation uden at miste momentum.

Det kræver stærke rutiner og kommunikations-kanaler, der fungerer også under spidsebelastninger. Det er ingen selvfølge. Og der er en grund til, at manglende kommunikation ofte nævnes i forbindelse med kriseramte byggeprojekter.

Det er hér strategisk tænkning kommer ind i billedet - selv for noget, vi forventer sker af sig selv!

Strategisk projektkommunikation er LivingLeans ydelse til projektorganisationer, der søger nye veje for at sikre, at viden når frem i tide - i en let afkodelig form - til dem, der skal bruge den. En ydelse til byggeledere, der er træt af misforståelser, forsinkelser og murren i krogene. Og ikke mindst den belastning, der følger af at bære ansvaret.

Med baggrund som tekstforfatter og kommunikationsrådgiver kan jeg hjælpe med at designe netop dén struktur, der får jeres budskaber og materiale ud og arbejde, hvor det skal.

For fremdrift og den fælles ambition.

Undgå spild, splid og tab

Fordi projekter i dag er præget af mange grænseflader, aktører og overleveringer er risikoen for “prop” i kommunikationsflowet stor. Budskaber kommer afsted i sidste øjeblik eller for sent, uden forklaring og anvisning på, hvem der skal gøre hvad. Måske i et format uden autoritet: Hvem bestemmer, hvad gælder?

Det skaber utryghed og rod i rækkefølger - og så er ballet åbnet for spild, splid og omarbejde.

Jeg foreslår en metodisk tilgang, der står på skuldrene af what, who, why, where & when. En kommunikations-arkitektur, det kan udmønte sig på mange måder, eksempelvis i en udgivelsesprotokol med tilhørende sikring af, at budskabet er nået frem i tide, er forstået, accepteret - klar til at handle på .

En kommunkationsarkitektur kan være med til at sikre at:

  • En byggeledelses hensigt om at forventnings-afstemme og informere ikke bremses af mangel på struktur.

  • Vigtige beslutninger ikke forsvinder i overgangene mellem fag, funktioner og projektets faser

  • Motivationen ikke dør mellem skrivebord og skurvogn - fordi retningen er “lost in translation”

  • Ansvaret lander det rigtige sted

  • Information bliver forstået af den modtager, der skal handle på den

  • projektets intention står klart fra start og kan genkendes hele vejen gennem forløbet

Hvad er projektkommunikation ?

Strategisk projektkommunikation er den faglighed, der får projektets beslutninger, ændringer og prioriteringer til at glide gennem værdikæden uden at miste retning, timing eller forpligtelse.

Sådan fungerer projektkommunikation

Fremdrift - også når tidsplan og rutinen smuldrer

En kommunikationsstrategi bygget i fredstid fastholder retning, roller, og realitet - også når bølgerne går højt.

Her er nogle af de faser i byggerprojektet, hvor en professionel kommunikationsløsmning kan gøre en foskel.

  • Opstart: Når roller, ansvar, mødestruktur og fælles spilleregler skal ridses op fra begyndelsen

  • Tidlig involvering: Når de rette aktører skal tænkes ind tidligt nok til, at deres viden kan bringes i spil, før problemerne bliver dyre

  • Overgange mellem faser: Når beslutninger, intentioner og ændringer skal overleveres uden tab af mening

  • Tværfaglige grænseflader: Når rådgivere, entreprenører, udførende og drift ikke læser den samme virkelighed ind i det samme materiale

  • Interessent- og brugerkommunikation: Når beboere, naboer, drift eller andre eksterne aktører skal forstå projektets konsekvenser, timing og logik

  • Daglig projektkommunikation: Når der er brug for større klarhed, mindre støj og mere handlingsrettet formidling

At få det rigtige sagt - til de rigtige

Jeg går ind i projektet som kommunikationsfaglig kapacitet med fokus på struktur, modtagerforståelse og anvendelighed. Det kan indebære, at jeg bistår projektledelsen med at få det rigtige sagt, til de rigtige, på det rigtige tidspunkt. Jeg kan også bidrage med at producere, det vi aftaler.

Arbejdet kan for eksempel omfatte:

  • kortlægning af kritiske overgange og informationsstrømme

  • afklaring af hvem der skal vide hvad, hvornår og i hvilket format

  • strukturering af budskaber ved opstart, ændringer, overleveringer og kritiske milepæle

  • oversættelse af komplekse budskaber til infografik, eller instruktion

  • etablering af feedback-loops mellem ledelse, rådgivere, projektledelse, udførende og interessenter

  • understøttelse af fælles forståelse.

Her kan kommunikationsfaglighed gøre en forskel

  • Et projekt kan sagtens være funderet i de rigtige visioner, men stadig fejle i udførelsen, hvis beslutninger ikke bliver oversat og formidlet klart gennem kæden. Problemet er ofte ikke fravær af information, men svag videreformidling.

  • Jo flere aktører, faser og forventninger, jo større risiko er der for, at noget bliver antaget, misforstået eller overset. Kompleksitet og mange deltagere øger sandsynligheden for misfortolkning.

  • Et projekt bliver stærkere, når alle kan genkende formålet og forstå, hvorfor noget skal ske. Der er markant værdi i en klart defineret intention, formidlet i et sprog, som hele teamet kan forstå.

  • Det samme materiale virker ikke for alle. En beslutningstager, en projekterende, en byggeledelse og en håndværker har ikke brug for den samme form. Information skal være relevant for den, der skal bruge den.

  • Hvis det ikke står klart, hvem der ejer hvad, bliver fejl let til et fælles ingenmandsland, pegefingre og ansvarsfralæggelse.

  • E stærkt projekt bygger ikke kun på styring ovenfra. LivingLeans Potentialemåling er udviklet til at dokumentere samarbejde, kvalitet og effektivitet, skabe fælles forståelse og fungere som early warning, så problemer kan adresseres, før de bliver dyre. Den involverer alle på pladsen og giver et bedre grundlag for forbedringer. Kommunikationsfaglighed kan folde resultaterne ud eller intervenere mellem målinger.

Når kommunikationen kobles tæt på projektets arbejdsgange, opnår projekter typisk:

  • færre misforståelser og færre fejl

  • bedre overleveringer mellem faser og fag

  • tydeligere roller og ansvar

  • hurtigere afklaring og stærkere fremdrift

  • mindre støj og mere anvendelig information

  • bedre fælles forståelse på tværs af projektet

Jeg arbejder med en kommunikationsfaglig struktur, som gør komplekse projekter mere forståelige, mere sammenhængende og mere handlingsdygtige.